migracja

Migracja wykonana - POZBUD już w systemie Microsoft 365

Od 10 sierpnia POZBUD może korzystać ze środowiska Microsoft 365. Zakończyliśy pierwszą fazę wdrożenia polegającą na przełączeniu działania poczty email do systemu Microsoft 365.

Od 10 sierpnia wysyłanie i odbieranie poczty email w domenie POZBUD.PL jest możliwe wyłącznie za pośrednictwem serwera poczty Microsoft 365.

Dla większości z Was zmiany nie są spektakularne: ten sam komputer, system, ten sam Outlook i ta sama poczta, rutynowa korespondencja email. Ale to jest początek dużych zmian...

W najblizszych tygodniach rozpoczniemy kolejne fazy wdrazania Microsoft 365 w POZBUD. Czeka nas m.in.:

  • reinstalacja i przystosowanie komputerów i telefonów firmowych
  • organizacja zespołów i usług związanych z komunikacją, pracą zespołową
  • organizacja współpracy z podmiotami zewnętrznymi za pomocą Micrososft 365
  • zastąpienie usługami Micrososft 365 bezpłatnych, prywatnych, niezarządzanych przez POZBUD usług, np. prywatny Dropbox, prywatny Dysk Google, itp.
  • szkolenia, szkolenia, szkolenia...

Ważne informacje po migracji

  • dostęp do poczty email jest możliwy zawsze, w każdej chwili za pomocą interfejsu WWW, pod adresem: www.office.com, potrzebujesz loginu (Twój osobisty służbowy adres email) oraz hasła, zalecamy najnowszą przeglądarkę Chrome lub Edge
  • wszystkie ustawienia programów pocztowych na PC, tabletach, telefonach muszą zostać zaktualizowane - dla części uzytkowników dokonaliśmy tych zmian - inne osoby prosimy o kontakt
  • w związku ze wdrożeniem systemu Microsoft 365 będziemy aktualizować wszystkie pakiety aplikacji Office 365 na PC i Mac (Outlook, Word, Excel, itd)
  • jedyną dopuszczoną formą licencjonowania aplikacji Office na PC jest osobista licencja przydzielona przez POZBUD, każdy użytkownik ma prawo zainstalowania aplikacji na 5 komputerach, 5 tabletach i 5 urządzeniach mobilnych
  • służową aplikacją w POZBUD jest Microsoft Outlook uzyskany w ramach icencji POZBUD
  • docelowo inne aplikacje do obsługi poczty na PC zostaną wyeliminowane - prosimy użytkowników, żeby przygotowali się do tego procesu i zmienili sposób korzystania z poczty prywatnej w POZBUD i za pomocą sptrzętu POZBUD, np. za pomocą przeglądarki

Dostęp do poczty na urzadzeniach mobilnych

  • ze względów bezpieczństwa i stopień integracji ze środowiskiem Micrososft 365 zalecaną aplikacją do obsługi poczty POZBUD jest Microsoft Outlook w oficjalnych wersjach do pobrania ze sklepów Google i Apple (synchroniczna obsługa poczty, kalendarza, kontaktów)
  • możliwe jest też użycie natywnych aplikacji dla Anroida i iOS
  • w procesie konfiguracji należy dodać konto typu: Office365 lub Exchange i podać tylko login oraz hasło
  • użycie innych mobilnych programów pocztowych nie jest zalecane i może nie być możliwe - będą o tym decydowały automatyczne reguły bezpieczństwa Micrososft 365
  • reguły bezpieczeństwa (tzw. zasady) będą miały zastosowanie zarówno do urzadzeń, które są własnością POZBUD jak i urządzeń prywatnych użytkowanych do celów służbowych
  • docelowo wszystkie urządzenia mobilne należące do POZBUD będą przystosowane do maksymalnego wykorzystania systemu Microsoft 365

Problemy odkryte przed i w trakcie migracji

  • większość uzytkowników przechowywała dużo danych pocztowych na lokalnych komputerach - nadal mamy mnóstwo danych lokalnych, które muszą zostać zabezpieczone i przegrane
  • z uwagi na wiele złych praktyk w konfiguracji programów pocztowych proces migracji mógł się przyczynić do zduplikowania czesci korespondencji na nowych kontach pocztowych i pewnej grupy użytkowników
  • natrafiliśmy na zabezpieczone hasłem archiwa email - PROSIMY TEGO NIE ROBIĆ I WYŁĄCZYĆ HASŁA Z ARCHIWÓW FIRMOWEJ POCZTY
  • PROSIMY NIE ZMIENIAĆ, NIE EDYTOWAĆ, NIE PRZESUWAĆ, NIE KOPIOWAĆ, NIE ZMIENIAĆ NAZW ŻADNYCH FOLDERÓW W STRUKTURZE NOWEGO KONTA POCZTOWEGO ZAUWAŻONYCH W PROGRAMIE POCZTOWYM LUB ONLINE
  • zauważone problemy będziemy na bierząco naprawiać i kontynuować proces zabezpieczania korespondencji archiwalnej przechowywanej lokalnie

Ciekawostki z procesu migracji

  • na jednym z komputerów zarchiwizowane było lokalnie (czyli bez kopii bezpieczństwa) ok 60 GB wiadomości email z okresu 12 lat
  • 60 GB danych poczty stanowiło 1/4 pojemności całego dysku w komputerze
  • na jednym z migrowanych kont odebrano i zachowano ponad 65000 wiadomości typu SPAM
  • największa przesłana wiadomość email miała rozmiar ok. 200 MB i była przesłana wewnętrznie
  • największe wiadomości email były głównie przysyłane wewnętrznie ("z biurka na biuro") i zawierały zdjęcia oraz skany
  • na kilkanaście kont pocztowych nie logowano się od wielu lat

ARCHIWALNE - Informacje przed migracją

W weekend 7-9 sierpnia 2020 r. nastąpi migracja usługi poczty elektronicznej POZBUD od dotychczasowego dostawcy poczty (dhosting.pl) do nowego dostawcy (Microsoft). Tym samym zakończy się pierwsza faza uruchamiania w POZBUD środowiska Microsoft 365.

Jest to część szerszego procesu polegającego na optymalizacji  i ujednoliceniu środowiska IT w Grupie Kapitałowej Pozbud (Agnes, Pozbud, SPC-2). Wszystkie firmy docelowo znajdą się w jednej tzw. dzierżawie Microsoft 365, co ułatwi współpracę, zarządzanie użytkownikami, usługami, zasobami i szeroko rozumianym bezpieczeństwem.

Główne informacje o migracji usługi poczty

  • proces migracji rozpocznie się 7 sierpnia w godzinach wieczornych i powinien się zakończyć do 9 sierpnia w godzinach wieczornych
  • prosimy o ograniczenie w tym czasie aktywności email – wystąpią drobne zakłócenia w działaniu usługi poczty email
  • od 10 sierpnia poczta email POZBUD przestanie być obsługiwana przez dhosting.pl, nie będzie można wysłać ani odebrać wiadomości email za pośrednictwem serwerów dhosting.pl
  • od 10 sierpnia poczta email będzie obsługiwana przez Microsoft w ramach usługi Microsoft 365 (w programie pocztowym, przez www lub na urządzeniu mobilnym)
  • na nowy serwer poczty zostaną przeniesione administracyjnie wiadomości email przechowywane w skrzynkach email użytkowników na serwerze dhosting.pl
  • na nowy serwer poczty NIE zostaną przeniesione kontakty, terminy zapisane na koncie w dhosting.pl – będzie je można wyeksportować i przenieść w terminie późniejszym
  • na nowy serwer poczty NIE zostaną przeniesione wiadomości email pobrane wcześniej na komputer użytkownika za pomocą protokołu POP3 – będziemy jeprzenosić i lub archiwizować w terminie późniejszym
  • w procesie migracji żadne dane nie zostaną usunięte
  • wiadomości email o rozmiarze większym niż 150 MB nie zostaną przeniesione w procesie migracji
  • po migracji zmianie ulegną parametry konfiguracyjne wszystkich programów pocztowych, niezależnie od tego dostęp do poczty będzie możliwy w przeglądarce za pomocą loginu i hasła Microsoft 365 otrzymanego jod administratora
  • jeśli nie znasz swojego hasła do konta Microsoft 365 zapytaj o nie swojego administratora
  • poza szczególnymi przypadkami, w procesie migracji, nie będą wymagana dodatkowe działania po stronie użytkownika, w razie wątpliwości prosimy o kontakt z Administratorem
  • prosimy użytkowników o uporządkowanie swoich skrzynek, opróżnienie kosza skrzynki, folderu SPAM, ew. usuniecie zbędnych dużych wiadomości, itp.
  • zmieni się zasada dostępu do skrzynek funkcyjnych, np. info@, praca@, itp. – użytkownik będzie uzyskiwał do nich dostęp na zasadzie udzielenia uprawnień – NIE będzie logował się do takiej skrzynki za pomocą loginu i hasła
  • po zakończeniu migracji planowane są szkolenia dla użytkowników nowych kont
  • po zakończeniu migracji, czyli 10 sierpnia, prosimy użytkowników o niedokonywanie ŻADNYCH ZMIAN w strukturze folderów poczty, np. zmiana nazwy folderu, zmiana poziomu zagnieżdzenia, usuwania, itd.
  • 10 sierpnia będziemy wspierać użytkowników poczty POZBUD w procesie wdrożenia usługi poczty email

Informacja dla użytkowników kont email w wielu domenach, np. pozbud.pl, spc-2.pl, agnes.com.pl

Każde indywidualne konto email w systemie Microsoft 365 będzie mogło posiadać wiele aliasów w różnych domenach. Na przykład użytkownik IMIE1.NAZWISKO1@POZBUD.PL będzie miał jedno konto email ale będzie mógł odbierać pocztę za pomocą innych adresów: IMIE1.NAZWISKO1@SPC-2.PL lub IMIE1.NAZWISKO1@AGNES.COM.PL.

Wysyłanie poczty będzie mogło odbywać się wyłącznie z jednego, głównego adresu email. Na przykład, jeżeli głównym adresem użytkownika będzie adres IMIE1.NAZWISKO1@POZBUD.PL, to wysyłanie poczty będzie możliwe tylko za pomocą tego adresu. Nie będzie możliwe wysłanie poczty za pomocą aliasu IMIE1.NAZWISKO1@AGNES.COM.PL lub IMIE1.NAZWISKO1@SPC-2.PL.

Podstawowe informacje o pakiecie usług w ramach nowego konta Microsoft 365

  • poczta email (50 GB + 50 GB dodatkowe archiwum/1 osobę)
  • kalendarze, zadania, kontaky, synchronizacja z telefonem
  • osobisty dysk internetowy w wersji OneDrive dla Firm o pojemności 1 TB z możliwością udostępniania, pracy zespołowej, itd.
  • firmowa usługa SharePoint: środowisko do pracy zespołowej, przepływu dokumentów, projektów, zadań, biblioteki dokumentów, itd., itp.
  • pakiet aplikacji biurowych Office w wersji online
  • pakiet klasycznych aplikacji biurowych Office w wersji instalowanej na PC i Mac
  • grupy robocze, współdzielone skrzynki email, rozmowy audio-video, telekonferencje
  • dostęp mobilny do konta firmowego
  • i wiele innych…

Linki do materiałów informacyjnych i szkoleniowych

Krótki opis usług dostępnych w ramach nowego konta:
https://www.microsoft.com/pl-PL/microsoft-365/business/small-business-solutions

Pomoc i szkolenia Office:
https://support.microsoft.com/pl-pl/office?ui=pl-pl&rs=pl-pl&ad=pl

Centrum szkoleniowe Office:
https://support.microsoft.com/pl-pl/training

Dostęp do nowego konta w wersji online

https://www.office.com/

Twoje konto jest już aktywne. Ale usługa poczty email będzie aktywna dopiero od 10 sierpnia (wysyłać i odbierać emaila będzie można od 10 sierpnia).